行政文書（読み）ギョウセイブンショ

デジタル大辞泉

ぎょうせい‐ぶんしょ〔ギヤウセイ‐〕【行政文書】

行政機関の職員が職務上作成または取得し、組織的に用いるものとして行政機関が保有する文書。

出典　小学館

共同通信ニュース用語解説

行政文書

行政機関の職員が職務で作成または取得し、行政機関で組織的に使用するために保有する文書。公文書管理制度では、これらの公文書は国の活動や歴史的事実を記録し、国民共有の知的資源で後世に伝える必要があると定義。公文書管理法で管理の対象としている。保存期間を過ぎた文書は国立公文書館などに移管するか、首相の同意を得て廃棄する。

更新日:2023年3月7日

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日本大百科全書(ニッポニカ)

行政文書
ぎょうせいぶんしょ

中央省庁の職員が職務上作成・取得した文書のうち、組織的に用いるために保有している文書。公文書の一種であり、公文書管理法第2条第4項や情報公開法第2条第2項に規定されている。法律、条約、許認可、国有財産、予算などに関する文書のほか、内容によっては職員による下書きメモやツイッターでの発信、電子メールなども該当する。2007年（平成19）に年金保険料記録が失われた問題、薬害肝炎症例リストの放置、海上自衛隊の航海日誌破棄など行政文書の紛失・廃棄が相次いで発覚したことなどを契機に制定された、2011年施行の公文書管理法で、行政文書は「健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源」と位置づけられており、作成・整理・保存・移管・廃棄などの統一的ルールが定められている。中央省庁は公文書管理法と省庁ごとの「行政文書の管理に関するガイドライン（指針）」に基づいて文書を取り扱い、毎年管理状況を内閣総理大臣に報告する。すべての行政文書は最長30年間保存し、期間満了時に廃棄する場合は内閣総理大臣の同意が必要となる。また、場合によっては廃棄を凍結できる。行政文書のうち歴史的に価値ある文書は「特定歴史公文書」として、国立公文書館などへ移管して保存する義務がある。情報公開法に基づき、行政文書の開示請求があった場合、特定秘密保護法の特定秘密などに抵触しない限り、情報公開しなければならない。2016年度時点で、行政文書（電子媒体などを含む）は約1840万ファイルが保有されている。なお公文書には、行政文書のほか、日本銀行、国立大学法人、独立行政法人などがつくる「法人文書」や、歴史資料として重要な「特定歴史公文書」がある。

　ただ公文書管理法施行後も、行政文書の隠蔽(いんぺい)やずさんな管理などの不祥事が後を絶たない。2017年には、存在しないとされたイラク・南スーダンへの派遣部隊の「日報」や首相、安倍晋三の知人らに国有地売却や大学の新学部設立に便宜を図ったと疑惑をもたれている森友・加計(かけ)学園の交渉記録がみつかった。政府は2017年12月、行政文書管理に関するガイドラインを改正（2018年4月施行）し、意思決定過程の検証に必要な文書は原則1年以上保存するものとしつつも、1年未満で廃棄できる文書として、(1)正本・原本の写し、(2)日常的な業務連絡、(3)出版物などを編集した文書、など7類型を示した。しかしその後も、森友・加計関係の財務省決裁文書の改竄(かいざん)が発覚し、管理強化と規制の網をかいくぐる不祥事発生との、いたちごっこが続いている。

［矢野　武　2019年3月20日］

[参照項目] | 公文書 | 公文書館 | 公文書管理法 | 情報公開制度 | 特定秘密保護法

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