ファイリングシステム（英語表記）filing system

デジタル大辞泉

ファイリング‐システム（filing system）

オフィスで使用されるさまざまな文書を、スキャナーで読み取るなどの処理をしてデジタル化し、コンピューターで一括して管理するシステム。

出典　小学館

改訂新版　世界大百科事典

ファイリングシステム
filing system

文書，帳票などの整理をシステム化したもの。文書や帳票等は原稿→作成→文書→保管→索引→利用→保管→廃棄が一般的なライフサイクルである。作った文書や帳票は，一時的であっても必ず保管される。保管された文書が有効に利用されるためには，いつ，誰でも，迅速に必要な文書を取り出したり，格納できるようにしなくてはならない。そのために，例えばファイリングキャビネットなどの文書保管専用具を使って，1ヵ所に集中して管理するか，もしくは必要に応じて各部・課に分散管理し，個人単位の管理から，全体的な管理とし，一定の体系のもとに，分類，整理・保管される必要がある。ファイリングシステムを設計する場合には，索引しやすいこと，スペースをとらないこと，早く抽出できること，廃棄しやすいこと，機密の保護ができること，公私の区別をはっきり分けることなどを考慮しなくてはならない。

　具体的な整理方式としては，資料をホルダーにはさみファイリングキャビネットの引出しなどに垂直に並べ上見出しを使って資料を整理するバーティカル方式と，棚などにホルダーを左右に並べるホリゾンタル方式がある。バーティカル式は（1）上見出しによって正確，迅速に必要書類を取り出す，（2）分類をそのままにして書類の増減，細分類が行える，（3）床面積に対して書類の収容量が多くオフィスを有効に使うことができる。ホリゾンタル方式は，ホルダーを左右に並べ，一覧性を強調したもので，目線より上の空間も利用できる特徴がある。

　整理の方法としては，資料の名前を直接に表記する直接式と，名前を表示せずにコード化して配列する間接式がある。間接式は索引カードを利用する手間はかかるが，秘密保持にはすぐれている。そのほか地域別ファイル，タイトル別整理，日付別ファイル，期間別ファイル法がある。これらファイリングをシステム化することによる利点をまとめてみると次のようになる。（1）書類や帳票の紛失，破損をふせぐ。（2）必要な書類を迅速，確実に探し出せる。（3）書類の私物化をふせぐ。（4）必要のなくなった書類の廃棄，死活書類の区別。（5）オフィススペースの有効利用。（6）誰でも簡単に書類管理ができる。また，このほかに膨大な書類を，狭いスペースに保管するためにマイクロフィルム化する方法もある。

　なお，ファイルの語源はラテン語のfilium（糸の意）にある。これは中世の文書は部屋の中に綱や糸に吊るされて保管されていたことに由来する。
執筆者：末次 信義

出典　株式会社平凡社「改訂新版　世界大百科事典」

図書館情報学用語辞典 第5版

ファイリングシステム

パンフレットやリーフレット，切抜資料，写真，図面，葉書，ポスターなどのファイル資料を整理し収納するための方法．ファイル資料は，図書と同様に書架に一つずつ立てて排架するのが困難で，形態も多様の上，破損，散逸しやく，整理保存するにはファイリングシステムが必要になる．ファイリングシステムの代表的なものに，キャビネットを用いて垂直に収納するバーチカルファイル方式と，箱などを利用して書架に排架するシェルフ（オープン）ファイル方式がある．現在では光ディスクなどを利用した電子的ファイリングシステムの開発，利用も進んできている．

[参照項目] バーチカルファイル

出典　図書館情報学用語辞典 第4版

ASCII.jpデジタル用語辞典

ファイリングシステム

情報を効率的に管理するためのしくみ。情報の整理や活用の仕方、取捨選択方法なども含まれる。文書をスキャナーでデータ化し、コンピューターで管理するシステムを指すこともある。

出典　ASCII.jpデジタル用語辞典