共同通信ニュース用語解説 「公文書管理のルール」の解説
公文書管理のルール
公文書管理法は、公文書を「国民共有の知的資源」と規定。行政機関の職員が作成・取得した文書は、最終的な意思決定だけでなく、経緯や過程を検証できるよう適正な作成と保存を義務付けている。メールなどの電子データも対象となる。保存期間は同法施行令の分類に基づき定められ、最長は30年。行政の意思決定過程の検証に必要な文書の保存は「原則1年以上」とされている。期間満了後、歴史的な公文書は国立公文書館に移管し、その他は廃棄される。
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